Регистрация договоров
Неотъемлемая часть различных стадий договорного процесса – необходимость регистрации сделок для более точного учета. Без практичного реестра просто не обойтись, ведь в любой момент времени хорошо бы иметь информацию о тех обязательствах, которые находятся на стадии исполнения.
В противном случае, будет довольно сложно проследить за всеми установленными сроками, за несоблюдение которых иногда предусматриваются серьезные последствия в виде штрафов либо других санкций. Для того, чтобы запустить данный процесс, понадобится предоставить занятость одному из сотрудников и приобрести специальный журнал или же воспользоваться другой современной формой учета.
Многое зависит от величины предприятия, например:
- для небольших фирм – сотрудник может выполнять эту функцию время от времени;
- в организациях средних размеров – постоянный работник в бухгалтерии;
- большие компании имеют в штате квалифицированного специалиста юридического отдела.
В таком документе фиксируются полные реквизиты соглашений, уже находящихся на одной из стадий исполнения или только недавно оформленных. На этапе согласования письменная сделка попадает в руки ответственного лица, которое занимается её визированием, если она окончательно не подписана уполномоченными специалистами. Тот, кому поручена регистрация договоров в организации, вписывает в журнал информацию о договоренностях, полностью вступивших в юридическую силу.
Ведение реестра договоров
В наш технологический век чаще всего реестры ведутся в электронном виде, а не по старинке - в бумажном варианте. Бланк в программе Excel не обязательно должен иметь строгую структуру, нет необходимости и в визировании каждой страницы ответственным лицом.
Процедура носит информационный характер, не нуждается в проверках. Но все же требует предельной внимательности, чтобы минимизировать любые негативные последствия нарушений пунктов соглашения. Произвольная таблица должна содержать такие данные:
- порядковый и индивидуальный номер;
- окончательная сумма договорных обязательств;
- наименование сторон;
- указание даты заключения и срока действия;
- ссылки на приложения, дополнения, изменения;
- официальный статус договоренности на данный момент времени;
- ФИО того, кто владеет полной информацией по обязательствам;
- другие важные аспекты существенных условий.
Регистрация договоров в организации
В самом начале важно определиться с принципом регистрации, поскольку существует несколько подходов к решению такого вопроса:
- централизованный;
- децентрализованный.
Проведение исследования различных коммерческих процессов поможет определиться с тем, что лучше всего подходит для предприятия. В первом случае регистрация договоров может производиться уполномоченным специалистом, а во втором – отдельными лицами в каждом отделе, который имеет свои договорные обязательства.
Хранятся все оригиналы документов также либо в одном месте, либо по месту нахождения архивов структурных подразделений. Оптимизация процедуры согласования текста сделок помогает в будущем упростить процесс их регистрации.
Когда в наличии имеются стандартные формы различных видов для заполнения, то само составление текста и визирование занимает намного меньше времени. Естественно и сама регистрация проходит быстрее.
Основной род занятий поможет определиться с некоторыми типовыми направлениями договоров:
- поставка необходимых товаров;
- предоставление услуг;
- страхование;
- трудовые производственные отношения;
- аутсорсинг;
- отношения купли-продажи;
- инвестирование;
- предварительные.
На больших предприятиях использование компьютерной техники предусматривает установку специфического программного обеспечения в виде баз данных, которые специально разработаны для учета и регистрации сделок различного типа. Особенно актуально, когда имеет место большой документооборот.
В такие программы даже представители отделов могут вносить информацию об оформленных соглашениях, после чего она будет доступна в любой момент времени для отдела бухгалтерии или другой профильной структуры. В приложении могут находиться сканированные копии подписанных текстов документов.
Для того, чтобы наладить подобный учет, нужно владеть навыками использования компьютера и некоторым знанием делопроизводства. Юристы компании «Правовое решение» предоставляют подробные консультации и помогают наладить регистрацию договоров на коммерческих фирмах, в зависимости от целей и специфики использования.