Восстановление трудовой книжки
Трудовая книжка содержит в себе подробную информацию о местах работы сотрудника, его награждениях, переводах и рабочем стаже. Со временем могут возникнуть ситуации, в которых потребуется восстановление трудовой книжки. Законом предусмотрены специальные правила по восстановлению книжек или записей в них.
Восстановление записей в трудовой книжке работодателем
Восстановление трудовой книжки может потребоваться в случае:
- потери по вине работника или работодателя;
- повреждения документа до негодного состояния;
- утраты в случае чрезвычайной ситуации, например, из-за пожара, затопления или других происшествий.
В зависимости от причины отсутствия может быть оформлен дубликат или заведена новая книжка. Новый экземпляр заводится при трудоустройстве работника, утверждающего об утере ранее имевшейся книжки. Также новый экземпляр может быть предложен работнику с поврежденной трудовой книжкой. Во всех остальных случаях оформляется дубликат для восстановления трудовой книжки.
В случае массовой утраты трудовых книжек, восстановление потребует создания специальной комиссии. Именно она должна будет восстановить всю информацию о рабочем стаже сотрудников. Комиссия создается при участии исполнительной власти того субъекта РФ, в котором произошла потеря.
Восстановление записей в трудовой книжке производится по стандартным правилам заполнения документов независимо от причины утери книжки. Дубликат книжки должен быть помечен как дубликат.
Восстановление трудовой книжки при утере работником
Хранение книжки у работника может привести к ее утере, поэтому документ хранится в отделе кадров у работодателя. Работник получает доступ к трудовой книжке только в исключительных случаях:
- после увольнения перед устройством на новое место;
- при выдаче книжки работодателем для представления ее оригинала в органы социального обеспечения.
Восстановление трудовой книжки после утери при увольнении производится путем заведения на новом месте работы нового экземпляра. В этом случае работник при устройстве должен оповестить нового работодателя об утере основного экземпляра трудовой книжки.
Во всех других случаях оформляется дубликат трудовой книжки. Самым важным в процессе оформления дубликата является восстановление записей в трудовой книжке. И обычно с этим связаны наибольшие сложности при восстановлении трудовой книжки.
Проще всего восстанавливаются записи сотрудника, никогда не менявшего работодателя. В этом случае все документы, подтверждающие стаж, уже имеются в распоряжении организации. Соответственно все записи в дубликат просто вносятся по этим документам. Восстанавливаются все типы записей: о принятии на работу и переводах, награждениях и другая информация.
Гораздо сложнее проходит восстановление трудовой книжки работником, сменившим несколько рабочих месте. Для восстановления всех записей необходимо собрать официальные документы из всех организаций, в которых ранее работал сотрудник. Документы необходимы для подтверждения стажа и всей информации о периоде работы.
Обязательным условием является заверение всех документов у предыдущих работодателей. В связи с этим и возникают наибольшие сложности. Некоторые юридические лица из числа бывших работодателей могут быть реорганизованы или полностью прекратить существование на момент получения документа.
Восстановление записей в трудовой книжке возможно у организации, ставшей правопреемником ликвидированного юрлица. Если такой организации нет, необходимо делать запрос в архив. Для этого составляется заявление на имя директора архива с указанием информации:
- данные заявителя, включая ФИО и контактную информацию;
- период, за который необходима справка;
- непосредственно запрос необходимой информации;
- цель запроса.
В случае утери трудовой книжки работник обязан незамедлительно уведомить работодателя. Все собранные документы о рабочем стаже также предоставляются текущему работодателю. Только информация с заверенных в установленной форме документов будет внесена в трудовую книжку. Восстановление трудовой книжки производится специалистами организации-работодателя.
Компания «Правовое решение» оказывает юридические консультации по вопросам восстановления трудовых книжек работниками и работодателями. К нашим юристам Вы можете обратиться при утере трудовой книжки, в том числе по вине работодатели. Юристы помогут Вам найти бывших работодателей, что гарантирует точность восстановления утерянных данных.