С нехваткой времени сталкиваются все практикующие юристы. Большинство успешных специалистов вынуждены работать в напряженном режиме, заниматься проектами по вечерам и в выходные дни. Портал Legal Cheek организовал исследование и предложил решение проблемы. Эксперты пришли к выводу о необходимости составления индивидуального расписания.
Британские аналитики опросили начинающих специалистов, заключивших контракты с крупными корпорациями. Большинство респондентов пожаловались на систематические задержки на рабочем месте. Прогнозировать продолжительность трудового дня участники не могут. Юристы отмечают, что с равной вероятностью могут вернуться со службы в 7 вечера и в 4 утра. Особенно актуальна проблема для стажеров лондонских правовых центров. Нормой для таких специалистов становится и работа в выходные дни.
При этом опрошенные лица признались, что колоссальный объем работы не единственная причина. Во многих случаях истоки проблемы кроются в неграмотном тайм-менеджменте. Аналогичные выводы, к слову, сделали американские исследователи при подготовке отчета Legal Trend 2017.
Причиной переработок становится необходимость постоянно отвлекаться на решение сопутствующих задач. Откладывать основную работу специалистам приходится 6 – 10 раз в день. Около 2/3 опрошенных лиц согласились с таким выводом. Негативную оценку организации труда дали 28 % юристов.
Умение планировать работу эксперт Максим Степанчук считает одним из ключевых навыков профессионала. Освоение методик эффективного тайм-менеджмента особенно необходимо судебным представителям. Большинство дедлайнов таких специалистов зависит от решений служителей Фемиды. За краткие промежутки времени необходимо собрать доказательства, согласовать позицию с доверителем, составить и разослать процессуальные документы. Ошибки грозят поражением в тяжбе, а также влекут увеличение нагрузки.
Коллегу поддерживает адвокат Алексей Костоваров. Неверное распределение задач неизбежно влечет рабочие завалы, графики сбиваются, а выходные приходится посвящать проектам. Полностью решить проблему чрезмерной нагрузки составлением плана не удастся. Такие документы приходится многократно корректировать. Однако наличие четкого распорядка позволит оперативно реагировать на изменения и избегать просрочек.
Правозащитник Кирилл Саськов сетует на отсутствие специальных курсов в вузах. В период обучения будущих юристов не знакомят с принципами тайм-менеджмента. Обретать навыки приходится по ходу накопления опыта.
Эксперт Марк Каретин пояснил, что порядок составления расписания зависит от специфики направления. Судебным юристам необходимо опираться на процессуальные сроки. Консультантам же лучше фиксировать даты сдачи проекта в ведомостях. Им будут полезны современные системы биллинга. На оформление счетов следует выделять отдельное время, поскольку при почасовой оплате от качества документации зависит размер вознаграждения.
При оценке степени важности и срочности проекта возникают трудности – считает Каретин. В пример он приводит задания по подготовке отзывов на исковые заявления. Процессуальные сроки их направления в суд четко определены. Однако нередко в ходе составления документа возникает необходимость изучения большого объема информации. Если в расписании была допущена ошибка, о надлежащем решении задачи говорить не приходится. Неверная оценка важности проекта приводит к увеличению правовых рисков доверителя.
Юрист Мария Попова советует выделять в графике отдельные часы для мониторинга практики и законодательства. Самообразование должно стать неотъемлемой частью рабочего дня. Приоритетными задачами специалист называет вопрос с конкретным сроком, несоблюдение которого влечет ответственность или негативные последствия для клиента. К таковым относятся судебная работа, запросы, проверки контролирующих органов. Вторым критерием важности Попова считает бизнес-потребность. На первое место в графике должны выходить проекты, обеспечивающие выгоды доверителя. Эксперт отмечает, что постоянное направление задач с пометкой о срочности свидетельствует о неверном тайм-менеджменте. В такой ситуации руководителя подразделения следует учить грамотному планированию и распределению обязанностей. Ключевым своим секретом Попова считает неукоснительное следование расписанию. Придерживаться утвержденного графика нелегко. Однако именно эта привычка снимает большинство проблем.
Адвокат Михаил Кюрджев выделяет много времени на изучение изменений законодательства. На его расписание заметный отпечаток налагает специфика работы консультанта. При этом место в плане находится встречам с клиентами и поиску информации. Специалист признается, что 8-часовой смены ему не хватает. Сэкономить время позволяют новостные агрегаторы, настраиваемые по отдельным запросам. На общение с коллегами Кюрджев вынужден тратить около 1,5 часа в неделю. Эксперт также уделяет внимание кейсу pro bono. Своей личной проблемой адвокат считает делегирование задач. Правозащитник старается курировать даже простые дела. Дополнительные часы специалист рекомендует выделять на самообразование. Совершенствоваться в профессии необходимо ежедневно. Утром, по мнению Кюрджева, следует выполнять простые задачи, чтобы втянуться в работу. Начинать день адвокат предпочитает с кофе и просмотра новостей.
Штатные специалисты могут похвастать более стабильным расписанием и размеренным рабочим днем – считает Андрей Корельский. У сотрудников консалтинговых фирм график непредсказуемый. Так, основное время консультанты тратят на проекты. При этом персонал обязан следовать за клиентом, подстраиваться под его потребности и запросы. Юристы на биллинге стараются четко распределять время. Подход обусловлен особенностями оплаты. В современных системах вознаграждение начисляется за минуты и часы фактического обслуживания. Дисциплина здесь имеет большое значение. Первоочередными становятся задачи с истекающим сроком и высокой степенью важности. Приоритеты определяются безвозвратностью дней. Молодым специалистам Корельский рекомендует вести ежедневники. Записи существенно снижают риск просрочек по невнимательности.
О необходимости личного дневника говорит и Екатерина Болдинова. Практиковать эксперт начала в годы студенчества. В этот период она обучалась в двух вузах и не могла позволить себе безответственность. Чтобы избежать проблем, Болдинова вела специальную тетрадь. В ней она фиксировала затраты времени на решение тех или иных задач. Ежедневник помог оптимизировать график. В кабинете у юриста до сих пор имеется доска с «горящими» задачами. На ней всегда указаны даты ближайших судебных слушаний и дедлайнов. Болдинова отмечает важность делегирования задач и умения планировать отдых. Даже востребованному адвокату необходимо проводить выходные с семьей.
Адвокат Павел Хлюстов не верит в существование моделей, одинаково эффективных во всех отраслях юриспруденции. Специалист делает ставку на индивидуальную систему тайм-менеджмента. Аксиомой он называет распределение задач по степени важности. Вопрос с совмещением разных видов профессиональной деятельности для Хлюстова становится острее с каждым годом. В студенческий период требовалось комбинировать обучение и практику. Штудировать литературу будущий специалист не переставал даже на эскалаторе. После получения диплома график стал еще более напряженным. Объем работы удвоился, так как появилась задача защиты кандидатской диссертации. Присвоение ученой степени проблему не решило. Сейчас тайм-менеджмент Хлюстова сводится к трем направлениям:
На протяжении многих лет Хлюстов работает без выходных. Такую плату за успех и качество обслуживания он считает соразмерной.
Юрист Анна Сорокина соглашается с авторитетным экспертом. В одной компании модели тайм-менеджмента должны отличаться. При составлении расписания учету подлежат разные факторы. В их числе семейное положение, специфика трудовых функций, пол и уровень квалификации специалиста. Способствует повышению производительности и правильное целеполагание, а также четкость задачи. Сорокина отмечает распространенность ситуаций, когда управляющий партнер утопает в документации младших сотрудников. Начинающие же специалисты часто «грешат» неверной расстановкой приоритетов. Задержки на рабочем месте являются следствием распыления сил, болтовни с коллегами и общения в социальных сетях. Снижать эффективность труда могут также внутренние страхи. Опасение опоздать с проектом или допустить ошибку приводят к дополнительным затратам времени. Сама Сорокина выстраивает расписание с опорой на «Матрицу Эйзенхауэра». Механизм предполагает деление задач по критериям важности и срочности. Первоочередными становятся проекты с приближающимся дедлайном. Менее важные дела юрист старается делегировать подчиненным.
Наталья Колерова подняла тему неорганизованности самих клиентов. Нередко на вопрос о дате сдачи проекта юрист получает размытые требования. Многие задачи просят решить немедленно.
Эксперт отмечает, что к заседаниям следует готовиться заранее. Время нужно тратить не только на формирование правовой позиции, но и на технические моменты. При некачественной подготовке вероятность неприятностей возрастает в разы. Юрист обязан оперативно реагировать на любое развитие ситуации. Именно поэтому ему необходимо использовать ежедневники, магнитные доски и стикеры. Работать с большими объемами информации помогает запоминание ключевых характеристик. Таковым могут служить фамилии оппонентов, даты, вопросы. Фиксировать следует главное.
Замглавы УФАС Петербурга Петр Яковлев заявляет о полном отсутствии тайм-менеджмента на государственной службе. Работа чиновников строится по определенному принципу. В основе планов лежат мероприятия с четкими сроками выполнения. Еженедельно в подразделениях организуют совещания с руководителями. Каждый квартал в ведомствах проводят коллегиальные заседания. Проблемы переработок, авралов, сезонности остаются. Приоритетом становится условная «линия партии». Сейчас, например, ставку делают на импортозамещение, а поддержка малого предпринимательства становится менее важной. Далеко не всегда госслужащие отправляются домой без задержек. Многие задачи приходится решать во внерабочее время. Жить же в режиме постоянного напряжения чиновник не готов.
В завершение дискуссии мнением поделилась Анастасия Бойцова. Юрист по экологии и техническому регулированию привыкла фиксировать свои планы в еженедельнике. Метод позволяет лучше запоминать задачи. Все встречи специалист проводит с ручкой и блокнотом в руке. Это обеспечивает качественную работу и четкое планирование. Секрет успеха Бойцова видит в ежедневном выделении времени на каждый проект. На направление следует тратить хотя бы несколько минут в день. Все пропуски дедлайнов специалист связывает с отклонением от расписания.